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文档管理的核心

HR要接触到的文档极多，例如员工的入职登记表、劳动合同、薪资表、考勤数据表、请假单、社保公积金相关表单、各类申请表等等，所以对于文档的管理也是HR部门很重要的一项工作。

1、文档的分类。所有的文档要及时按种类、时间、重要程度等分类，并做好标签，以备查验；分类是最基本的要求，只有分好类，才能在最需要的时候快速找出，节约工作时间，提高工作效率；

2、文档的保管。重要文档要保存一定的时限，《劳动合同法》第五十条第三款的规定：“用人单位对已经解除或者终止的劳动合同的文本，至少保存二年备查。”对于离职员工的档案，由签订离职协议当天起，是规定公司最少要保存二年的时间，因此，相关文档保存的时限最好也是二年起，特别重要的文档要随企业永久保留；员工人数较多的企业，HR要专门申请一个仓库保管文档，要干燥通风，重要文件最好配备专柜，门柜要配锁；

3、文档的保密。有很多文档涉及到企业的秘密和员工的隐私，所以保密工作是必须要做到位的；最好是根据文档的重要程度和需要保密的范围设定保密级别，分别由不同级别的管理人员进行保管，尽可能避免因滥借滥用而使文档丢失或泄密。

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